Le collectif WP Community

Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration (2e trimestre – 2 juillet 2025)

Ordre du jour définitif et procès-verbal de la réunion

Informations sur la réunion

Mercredi 2 juillet 2025
11 h 00 (heure du Pacifique)

Participants

  • Katie Adams Farrell, présidente et trésorière
  • Courtney Robertson, vice-présidente
  • Sé Reed, PDG, secrétaire
  • Membres

Ordre du jour

Affaires officielles

  1. Affaires officielles – Katie Adams Farrell, présidente, et Sé Reed, PDG et secrétaire
    1. Approuver– Résolution :Cadre de conformité, de gouvernance et de pratiques opérationnelles– Katie Adams Farrell
    2. Approuver– Résolution :Politiques relatives au vote, à la gouvernance et à la prise de décision pour le programme de projets– Katie Adams Farrell
    3. Approuver–États financiers du premier trimestre 2025– Katie Adams Farrell
    4. Valider l'examen–Janvier – mai 2025 – Résumés des transactions– Katie Adams Farrell
    5. Valider la révision– Note :Report de la révision semestrielle des prévisions pour 2025– Katie Adams Farrell
    6. Valider la révision– Note :Cadre de programmation– Sé Reed
    7. Valider la révision– Note :Structure des e-mails et de Google Workspace– Sé Reed
    8. Valider la révision– Note :Pratique en matière de développement de projets– Sé Reed
    9. Valider la révision– Note :Architecture de gestion organisationnelle– Sé Reed

Rapports

  1. Rapports d'état
    1. PDG – Sé Reed
      1. Campagne d'abonnement cadeau
        1. Campagne de mise à jour
        2. Membres de l'équipe chargée du développement durable
      2. Nouveaux fonds affectés
        1. Développement durable
        2. FAIR
      3. Programmation

Actualités des commissions

  1. Aucun

Discussion

  1. Élargissement du conseil d'administration : objectifs, bilan des processus et recherche de nouveaux membres – Katie Adams Farrell

Procès-verbal

Ouverture de la séance

La séance a été ouverte à 11 h 11 (heure du Pacifique) par la présidente Katie Adams Farrell.

Affaires officielles

  1. Affaires officielles – Katie Adams Farrell, présidente, et Sé Reed, PDG et secrétaire
  1. Approuver – Résolution : Cadre de conformité, de gouvernance et de pratiques opérationnelles – Katie Adams Farrell

Résultat : Katie Adams Farrell a proposé d'approuver la résolution. Courtney Robertson a appuyé la proposition. La motion a été adoptée à l'unanimité.

Katie a présenté le cadre de politique de gouvernance et de pratiques opérationnelles, qui classe les documents et processus internes de l'organisation en trois catégories :

  1. Exigences en matière de conformité
    • Il s'agit de documents exigés par la loi (par exemple, les statuts constitutifs, les déclarations 990).
    • Ils ne peuvent pas être modifiés librement et leur nombre est limité.
  2. Politiques de gouvernance
    • Il s'agit de politiques officielles, adoptées par le conseil d'administration, qui définissent les principes de gouvernance de l'organisation.
    • On peut citer, par exemple, les statuts, la politique en matière de conflits d'intérêts, le code de conduite, ainsi que la mission, la vision et les valeurs.
    • Ces documents seront mis à la disposition du public et feront l'objet d'une consultation auprès de la communauté.
    • Les politiques existantes font l'objet de modifications chaque année, mais de nouvelles politiques peuvent être adoptées tout au long de l'année. Vos commentaires sont les bienvenus à tout moment.
  3. Pratiques opérationnelles
    • Il s'agit de procédures internes mises en place par le PDG pour faciliter le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Elles ne nécessitent pas l'approbation du conseil d'administration, mais seront communiquées sous forme de notes de service dans un souci de transparence et de clarté organisationnelle.
  1. Approuver – Résolution : Politiques relatives au vote, à la gouvernance et à la prise de décision pour le programme de projets – Katie Adams Farrell

Résultat : Sé Reed a proposé d'approuver la résolution. Courtney Robertson a appuyé la proposition. La motion a été adoptée à l'unanimité.

Katie a présenté une nouvelle résolution définissant les règles de vote, de gouvernance et de prise de décision applicables au programme de projets du WPCC. Ce cadre décrit le processus de proposition, d'examen, d'approbation et de mise en œuvre des idées de projets, en mettant particulièrement l'accent sur la participation communautaire et la transparence.

  1. Phase 1 : Soumission des propositions de projet
    • Qui peut agir : tout membre du WPCC
    • Procédure : les membres soumettent une proposition de projet via un formulaire prévu à cet effet
    • Vérifié par : le PDG ou un membre du conseil d'administration désigné
    • Pouvoir décisionnel : Le PDG (ou le responsable désigné) dispose d'un pouvoir limité pour procéder à un examen préliminaire visant à s'assurer de la conformité avec la mission et les valeurs du WPCC et à évaluer la faisabilité du projet. Cette étape n'implique ni l'approbation ni le rejet du contenu de la proposition.
  2. Phase 2 : Consultation publique
    • Qui peut agir : tous les membres du WPCC
    • Procédure : les membres examinent et discutent la proposition soumise, en évaluant sa conformité avec les priorités de l'organisation et l'état d'avancement du projet.
    • Pouvoir de décision : Les membres du WPCC disposent d'un pouvoir de décision total au cours de cette phase. Ils décident si un projet passe à la phase de développement, s'il doit être révisé ou s'il est rejeté.
  3. Phase 3 : Incubateur de cadres
    • Partie 1 : Élaboration et finalisation du cadre du projet
      1. Qui peut intervenir : chefs de projet, membres de l'équipe désignés, partenaires potentiels, membres intéressés
      2. Animé par : le PDG (ou un responsable désigné)
      3. Processus : Le cadre du projet est élaboré de manière collaborative ; il comprend notamment le périmètre, le budget, la rémunération, les livrables et les rôles au sein de l'équipe.
      4. Pouvoir décisionnel : le PDG est habilité à diriger le processus et à finaliser le cadre qui sera présenté aux membres.
    • Partie 2 : Approuver et faire avancer le cadre du projet
      1. Qui peut agir : tous les membres du WPCC
      2. Animé par : le PDG (ou un responsable désigné)
      3. Procédure : les membres examinent le cadre finalisé et votent pour approuver sa soumission au conseil d'administration.
      4. Pouvoir de décision : Les membres du WPCC ont le pouvoir de décision final quant à l'approbation du cadre du projet avant sa soumission au conseil d'administration.
    • Partie 3 : Allouer des ressources au projet
      1. Qui peut agir : le conseil d'administration du WPCC
      2. Procédure : Le cadre approuvé est soumis au conseil d'administration pour validation finale du financement et des ressources organisationnelles.
      3. Pouvoir décisionnel : le conseil d'administration dispose du pouvoir légal et fiduciaire d'approuver ou de refuser l'affectation des ressources. Le conseil s'engage à ratifier les cadres approuvés par les membres, sauf en cas de préoccupation majeure.
      4. Phase 4 : Lancement, mise en œuvre et gestion
    • Qui peut intervenir : les chefs de projet, avec le soutien des représentants des membres et du PDG
    • Processus : Le projet est mis en œuvre conformément au cadre approuvé.
    • Pouvoir décisionnel : les chefs de projet gèrent la mise en œuvre en collaboration avec les représentants des membres et l'administration ou la direction du WPCC, dans le cadre du plan approuvé. Les modifications importantes nécessitant l'approbation du conseil d'administration (par exemple, les augmentations budgétaires) doivent respecter la politique de dépenses du conseil d'administration.
  4. Phase 5 : Achèvement du projet et archivage
    • Qui peut intervenir : le PDG ou les dirigeants désignés, les chefs de projet et les représentants des membres
    • Procédure : les projets sont officiellement clôturés et archivés. Les documents et dossiers finaux sont archivés publiquement sur GitHub, et les canaux Slack peuvent être archivés ou fermés.
    • Pouvoir décisionnel : le PDG ou la direction désignée veille à la réalisation et à la documentation des tâches.
  1. Approuver – États financiers du premier trimestre 2025 – Katie Adams Farrell

Résultat : Courtney Robertson a proposé d'approuver les états financiers du premier trimestre. Sé Reed a appuyé la proposition. La motion a été adoptée à l'unanimité.

Katie a présenté la structure de reporting financier ainsi que les états financiers du premier trimestre du WPCC. La discussion a porté sur les processus financiers actuels, les mesures de transparence et un examen détaillé des états financiers du premier trimestre, qui ont fait apparaître des dépenses minimes en raison des travaux de développement interne en cours. Katie a expliqué la procédure de comptabilisation et de report des produits différés, et a détaillé l'actif circulant au 31 mars 2025, qui s'élevait à 524 613 $.

  1. Structure de l'information financière
    • Statut : Pas encore officiellement ratifié ; une résolution est en cours d'élaboration.
    • Aperçu du processus : Le trésorier établira des états financiers trimestriels, qui seront soumis au conseil d'administration au plus tard un mois après la clôture de chaque trimestre.
    • Le conseil d'administration les examinera et les approuvera au cours du trimestre suivant.
    • L'adoption officielle intervient au cours du trimestre suivant l'approbation.
  2. Pratiques en matière de transparence
    • Des rapports mensuels sur les transactions sont communiqués aux membres afin de garantir la transparence des opérations financières.
    • Open Collective ne peut pas être utilisé pour établir des rapports financiers détaillés pour les raisons suivantes :
      1. Fonctionnalités limitées (par exemple, impossibilité de filtrer par projet, contributeur ou type de dépense).
      2. Restrictions concernant l'enregistrement des transactions impliquant des vendeurs ne disposant pas d'un compte Open Collective.
      3. Des frais de transaction élevés.
    • Le WPCC développe actuellement un tableau de bord personnalisé dédié à la transparence financière, en utilisant Airtable, afin de permettre un filtrage et une analyse financiers détaillés.
  3. Produits différés et parrainages
    • Le WPCC a reçu un important parrainage de la part de GoDaddy le 27 décembre 2024, qui a été comptabilisé en tant que produit différé, car les activités liées à ce financement débuteront en 2025.
    • Les produits différés seront comptabilisés en tant que produits au fur et à mesure de la réalisation des livrables du projet.
    • Bien que ces fonds ne soient soumis à aucune restriction conformément aux directives de l'IRS, le WPCC assure un suivi minutieux de chaque dollar afin de garantir l'exactitude des rapports et le respect de l'usage prévu.
  4. Aperçu financier (au premier trimestre 2025)
    • Total de l'actif à la fin de l'exercice 2024 : 522 413 $
      1. 520 000 $ de parrainage différé de GoDaddy
      2. 2 024 $ de cotisations
      3. (388 $) de frais de constitution
    • Total de l'actif au premier trimestre 2025 : 524 613 $
      1. Comprend les cotisations supplémentaires des membres pour le premier trimestre
    • Dépenses du 1er trimestre : 131,22 $
      1. Frais d'Open Collective et coût de l'abonnement mensuel à Zoom
    • Résultat net du premier trimestre : 4 000 $
    • Prévisionnel vs. Réel :
      1. La plupart des dépenses (par exemple, la rémunération des contributeurs) devraient débuter cet été.
      2. Les objectifs de collecte de fonds pour 2025 sont les suivants :
        1. 10 000 $ provenant des adhésions (environ 4 300 $ collectés à ce jour)
        2. 10 000 $ provenant d'aides aux entreprises (montant appelé à augmenter une fois que les capacités internes seront en place)
    • Modes de paiement et frais
      1. Modes de paiement recommandés pour les dons importants : par chèque ou virement bancaire, afin d'éviter les frais élevés pratiqués par des plateformes telles qu'Open Collective.
      2. Les transactions de faible montant peuvent toujours être traitées via Open Collective malgré les frais, mais il est préférable de traiter les transactions importantes directement afin de réduire les frais généraux.
  1. Valider l'examen – Janvier – mai 2025 – Résumés des transactions – Katie Adams Farrell

Courtney Robertson, Sé Reed et Katie Adams Farrell ont confirmé avoir pris connaissance et reçu les récapitulatifs des transactions pour la période de janvier à mai 2025.

Katie a présenté les rapports détaillés par transaction pour la période de janvier à mai 2025 ainsi qu'un aperçu financier actualisé.

  1. Examen mensuel au niveau des transactions
  • Janvier-mars 2025 : Transactions très limitées (cotisations, Zoom, frais liés à Open Collective)
  • Avril 2025
    • Début de la rémunération du PDG
    • Voyage en Arizona pour une conférence de presse
    • Deux dépenses issues de la structure du projet précédent, qui pourraient être remboursées à l'avenir lorsque des fonds 501(c)(3) seront disponibles
  • Mai 2025
    • Déplacement et participation au WordCamp Europe
    • Paie et déclarations fiscales
    • Écussons personnalisés pour renforcer l'engagement des membres
    • Frais récurrents et abonnements opérationnels
  • L'organisation met actuellement au point des tableaux de bord de transparence financière dans Airtable afin de remplacer Open Collective, qui n'offre pas de fonctionnalités suffisantes pour le suivi des dépenses.
  • Confirmation que les transactions du mois de juin seront comptabilisées séparément une fois le rapprochement effectué
  1. Aperçu financier
  • Encaisse : 487 591 $ (fonctionnement général)
  • Fonds affectés : 12 707 $ (y compris les fonds gérés par la communauté hébergés par Open Collective et les engagements liés à des projets antérieurs)
  • La comptabilisation des produits différés a débuté en avril et fait l'objet d'un suivi mensuel
  • Dépenses cumulées depuis le début de l'année : 32 000 $
  • Les prévisions de trésorerie et de budget ont été examinées ; on s'attend à une augmentation significative des dépenses à partir de juillet/août en raison de l'activité liée aux projets
  • L'organisation s'est concentrée sur le renforcement des capacités internes
    1. Valider la révision – Note : Report de la révision semestrielle des prévisions pour 2025 – Katie Adams Farrell

Sé Reed, Courtney Robertson et Katie Adams Farrell ont confirmé avoir pris connaissance et reçu la note de service intitulée « Report des prévisions semestrielles pour 2025 ».

Katie a présenté une note de service annonçant le report d'un mois du processus de révision semestrielle des prévisions budgétaires pour 2025.

  • Conformément aux politiques de dépenses du WPCC, adoptées par une résolution du conseil d'administration en mars, une révision du budget est prévue chaque année en juin/juillet.
  • Le processus de révision des prévisions a été reporté d'un mois et aura désormais lieu en juillet/août ; il devrait être achevé d'ici la fin du mois d'août.
  • Motifs du report :
    • Le WPCC en est actuellement à la phase d'élaboration du projet.
    • Les budgets des projets sont fixés au cours de la phase de développement ; il serait donc prématuré de revoir les prévisions à ce stade.
    • Ce report permet de s'assurer que les nouvelles prévisions tiennent compte des coûts réels et des priorités du projet.
  1. Valider la révision – Note : Cadre de programmation – Sé Reed

Courtney Robertson, Katie Adams Farrell et Sé Reed ont confirmé avoir pris connaissance et reçu la note de service intitulée « Cadre de programmation ».

Sé a présenté une note de service sur le cadre de programmation du WPCC dans le cadre des pratiques opérationnelles documentées de l'organisation. Ces pratiques ne sont pas soumises à l'approbation du conseil d'administration, mais sont communiquées à ce dernier ainsi qu'aux membres dans un souci de transparence et d'efficacité opérationnelle. Le WPCC a choisi de documenter ses systèmes internes au fur et à mesure de leur élaboration, afin d'éviter le problème courant dans le secteur associatif que constituent les processus non documentés. Les changements majeurs apportés aux pratiques opérationnelles seront communiqués au conseil d'administration et aux membres, conformément à la valeur de transparence défendue par le WPCC.

Cadre de programmation

  1. Bourses
    • Postes rémunérés pour des contributions significatives et à long terme (par exemple, équivalents temps partiel)
    • Destiné à offrir un soutien stable et durable aux contributeurs individuels
  2. Projets
    • des initiatives élaborées en collaboration avec les membres et les partenaires
    • Les projets suivent un processus de développement bien défini (tel qu'il a été approuvé et examiné plus tôt au cours de la réunion)
  3. Initiatives
    • Les initiatives en cours qui incarnent les valeurs du WPCC
      1. Exemple : Campagne de remerciement à l'occasion de la Journée des contributeurs
    • N'est pas lié à des livrables comme dans le cadre de projets, mais contribue à la réalisation d'objectifs culturels ou stratégiques plus larges
  4. Projets gérés
    • Les initiatives financées par des fonds affectés, tels que le Fonds pour le développement durable ou le Fonds pour l'équité
    • Souvent gérés en collaboration avec des partenaires, avec des fonds affectés à des fins spécifiques
  5. Fonds d'intervention d'urgence
    • Une entraide gérée par les membres pour répondre à des besoins urgents et centrés sur l'humain
    • Les fonds sont affectés, sur décision des membres, pour faire face aux situations d'urgence (par exemple, problèmes de santé, incidents de voyage)
    • souligne l'attention que le collectif porte à ses membres en tant que personnes, et non pas simplement en tant que contributeurs
    • La capacité de réaction rapide reflète l'identité d'une organisation en tant que collectif fondé sur l'entraide.
  1. Valider la révision – Note : Structure des e-mails et de Google Workspace – Sé Reed

Katie Adams Farrell, Courtney Robertson et Sé Reed ont confirmé avoir pris connaissance et reçu la note de service intitulée « Structure des e-mails et de Google Workspace ».

Sé a présenté une note de service décrivant la structure des e-mails et de Google Workspace du WPCC, qui s'inscrit dans le cadre des pratiques opérationnelles de l'organisation. Ces pratiques ne nécessitent pas l'approbation formelle du conseil d'administration, mais sont communiquées dans un souci de transparence et de cohérence.

  1. Configuration de Google Workspace
    • Le WPCC utilise désormais un domaine officiel Google Workspace (@thewpcommunitycollective.com), qui remplace l'ancien compte Gmail.
    • Cet nouvel espace de travail servira à héberger les documents de travail.
    • Les documents archivés et officiels seront conservés sur GitHub (et non sur Google Drive), ce qui renforcera le système de gestion de versions de la documentation du WPCC.
  2. Gestion des e-mails et des accès
    • Un groupe Google destiné aux membres est en cours de migration vers le nouveau domaine.
    • La nouvelle structure permet à tous les membres actuels d'accéder librement aux documents grâce à un système de partage par groupe.
    • Nous invitons les membres à s'assurer que leurs adresses e-mail sont à jour et opérationnelles, car de nombreux développeurs utilisent des adresses secondaires ou réservées aux spams, qui ne sont pas nécessairement consultées régulièrement.
  3. Transparence et accessibilité
  1. Valider la révision – Note : Pratique en matière de développement de projets – Sé Reed

Katie Adams Farrell, Courtney Robertson et Sé Reed ont confirmé avoir pris connaissance et reçu la note de service intitulée « Pratiques en matière de développement de projets »

Sé a présenté une note de service décrivant le processus de développement de projets du WPCC en tant que pratique opérationnelle formalisée. Ce processus s'appuie sur les expériences du collectif en matière d'open source et vise à rendre les systèmes informels plus visibles et plus standardisés.

  1. Politique de gouvernance vs pratiques opérationnelles :
    • Les politiques de gouvernance (par exemple, les compétences décisionnelles) sont officiellement adoptées et ont force obligatoire.
    • La présente note décrit les pratiques opérationnelles : un cadre souple et descriptif pour la mise en œuvre du processus.
    • Le WPCC consigne délibérément ce qu'il est tenu de faire, par opposition à ce qu'il choisit de faire.
  2. L'objectif de ce processus est le suivant :
    • Pour que les membres soient le moteur des idées de projets, de leur validation et de leur développement.
    • Mettre en place une structure qui reflète les valeurs du WPCC en matière de participation, de clarté et de transparence, en évitant les décisions arbitraires ou les directives imposées d'en haut.
    • Créer un système documenté, reproductible et piloté par ses membres, fondé sur une gouvernance partagée et conçu pour évoluer.
  3. Les étapes du processus de développement d'un projet
    • Phase 1 : Soumission des propositions de projet
      • Toute personne (membres, partenaires) peut soumettre un projet en remplissant un formulaire de proposition officiel.
      • Les propositions sont archivées sur GitHub dans un souci de transparence.
      • Le PDG (ou le PDG par intérim) examine les propositions afin d'en évaluer la faisabilité.
      • Les propositions cohérentes et réalisables sont soumises à la discussion des membres via le canal Slack #project-development.
    • Phase 2 : Consultation publique
      • Les membres engagent un dialogue afin d'affiner et de clarifier le projet.
      • Lorsque la majorité des membres donne son accord, la proposition passe à l'étape suivante.
        • Un simple vote par « oui » ou « non » permet de déterminer si le projet doit passer à la phase de développement complet.
        • Celanesignifiepaspour autant que le conseil d'administration a donné son accord ; il s'agit simplement d'une phase d'incubation.
    • Phase 3 : Incubateur de cadres
      • Le projet dispose désormais de son propre canal Slack, marqué du tag « incubateur ».
      • Partie 1 : Le PDG et l'équipe de projet élaborent un cadre définissant les éléments suivants du projet :
        • Budget et sources de financement (en collaboration avec le trésorier)
        • Rémunération des contributeurs
        • Livrables
        • Étendue des travaux
        • Toutes les attentes sont clairement définies pour le conseil d'administration, les membres et les contributeurs.
        • Une fois la phase de réflexion terminée, le PDG demande aux membres de se prononcer sur l'ensemble du cadre du projet.
      • Partie 2 : Approbation du cadre définitif par les membres
        • Une fois encore, un vote positif ou négatif est enregistré et archivé sur GitHub.
      • Partie 3 : Examen par le conseil d'administration et approbation des ressources
        • Le PDG présente au conseil d'administration le cadre approuvé par les membres en vue de son financement et de sa mise en œuvre officielle.
        • Un dépôt GitHub dédié est créé pour le projet.
        • Slack sert aux discussions informelles et aux mises à jour ; GitHub est utilisé pour consigner les décisions et les comptes rendus officiels.
    • Phase 4 : Lancement, mise en œuvre et gestion
      • Une fois approuvé par le conseil d'administration, le label « incubateur » est supprimé du canal du projet.
      • Projet officiel créé dans le référentiel public de projets du WPCC sur GitHub.
      • Les discussions, les décisions et les résultats sont gérés sur Slack.
      • Les résumés des discussions, les mises à jour des projets, les décisions et les résultats sont archivés sur GitHub.
        • Tous les projets ne contiennent pas nécessairement du code ; les dépôts GitHub servent principalement à la gestion des programmes et à la documentation administrative
        • Si des travaux techniques sont nécessaires, le code peut se trouver ailleurs (par exemple, dans le dépôt officiel des plugins), le GitHub du WPCC servant quant à lui à consigner les décisions, la documentation et les contributions des membres.
    • Phase 5 : Achèvement du projet et archivage
      • À l'issue du projet, le PDG, les chefs de projet et les représentants des membres organisent une réunion de clôture officielle.
      • Les canaux Slack et les dépôts GitHub sont soit archivés, soit transférés selon les besoins.
  1. Valider la révision – Note : Architecture de gestion organisationnelle – Sé Reed

Courtney Robertson, Sé Reed et Katie Adams Farrel ont confirmé avoir pris connaissance et reçu la note de service intitulée « Architecture de gestion organisationnelle »

La structure du dépôt GitHub du WPCC est organisée de la plus restrictive à la plus ouverte, avec des niveaux d'accès et des fonctionnalités distincts. Toute la documentation est destinée à être accessible via GitHub. Cette structure favorise la transparence, les flux de travail collaboratifs et la facilité de documentation à l'échelle de l'organisation. Ce système est conçu pour concilier transparence et viabilité des contributeurs, permettant ainsi aux chefs de projet et aux contributeurs de se concentrer sur un travail utile sans être ralentis par des tâches manuelles de journalisation. Les commentaires des membres sont encouragés sur tous les systèmes, et les membres sont encouragés à poser des questions et à participer à l'amélioration continue des processus.

Répertoires du conseil d'administration

  • Accès : réservé au conseil d'administration
  • Objectif : Conserver les documents du conseil d'administration, les procès-verbaux des votes et autres documents officiels relatifs à la gouvernance qui ne sont pas gérés dans le cadre des processus destinés au public.

Référentiels opérationnels

  • Accès : personnel, sous-traitants et collaborateurs du projet, selon les besoins
  • Objectif : Soutenir les opérations organisationnelles internes, notamment l'intégration des contributeurs, la documentation RH, les projets internes tels que le site web ou les réseaux sociaux, ainsi que la soumission des propositions de projet initiales.

Répertoires des membres

  • Accès : Membres du WPCC
  • Objectif :
    • Organiser des discussions et des sondages entre les membres concernant les projets (par exemple, pour les initiatives de réponse rapide).
    • Archiver les résumés des discussions de la communauté issues de Slack ainsi que les justifications des décisions.
    • Consigner les résultats des votes et des approbations des membres afin d'assurer la transparence et l'accessibilité.

Référentiels publics

  • Archives : Sert de registre permanent des travaux réalisés. Comprend :
    • Archives des réunions
    • Archives des décisions
    • Archives financières
    • Archives des émissions
  • Actif : Programmes et politiques en vigueur. Cela comprend :
    • Programmation : conçue pour s'aligner sur le cadre de programmation du WPCC
      • Projets externes
      • Initiatives
      • Bourses
      • Réponse rapide
    • Politiques et documents : politiques, procédures et documents en vigueur (par exemple, statuts, code de conduite, politiques de gouvernance)

Remarques :

  • Une fois qu'un projet a été approuvé par le conseil d'administration et qu'il n'est plus en phase d'incubation, il se voit attribuer son propre dépôt GitHub sous l'égide du WPCC. Chaque dépôt de projet :
    • Contient toutes les archives et tous les journaux de décision de la phase d'incubation.
    • Ce document doit être mis à jour par les chefs de projet, sous la supervision du PDG, afin d'en garantir l'exhaustivité.
    • Suivre les décisions en cours, les changements (par exemple, les modifications budgétaires) et l'état d'avancement de la mise en œuvre.
  • Objectifs d'automatisation : Le WPCC prévoit d'intégrer des outils permettant d'automatiser le suivi des décisions (par exemple, l'enregistrement automatique des sondages Slack sur GitHub). L'objectif est d'assurer la pérennité de la participation des contributeurs en trouvant un juste équilibre entre transparence et charge administrative, afin de permettre aux responsables de projet et aux contributeurs de se concentrer sur des tâches pertinentes sans être ralentis par des tâches manuelles de saisie.

Rapports

  1. Rapports d'état
    1. Message du PDG – Sé Reed
      1. Campagne d'abonnement cadeau
        • Le WPCC a lancé une nouvelle campagne d'adhésion et de reconnaissance, proposant des adhésions offertes aux anciens membres de l'équipe « Sustainability » (« Susty ») qui ont perdu leur infrastructure organisationnelle. Ces membres ont également été invités à rejoindre un nouveau canal Slack afin de poursuivre leur travail.
        • Chaque membre du WPCC recevra un écusson personnalisé ainsi qu'un autre à offrir, accompagné d'une adhésion d'un an, à une personne de son choix qu'il souhaite soutenir au sein de l'écosystème WordPress.
        • La campagne comprend une carte postale personnalisée que les membres pourront envoyer ou remettre en même temps que l'écusson. Les envois comprendront également des fanzines, des autocollants et d'autres articles destinés à remercier les membres.
      2. Nouveaux fonds à affectation spécifique – Deux nouveaux fonds à affectation spécifique (gérés de manière responsable) ont été créés :
        • Fonds pour le développement durable : Créé en collaboration avec la communauté du développement durable afin de soutenir les efforts visant à assurer la durabilité à l'échelle de l'écosystème. La direction a pris note des discussions en cours concernant la définition des termes clés (par exemple, « développement durable ») afin de favoriser une stratégie et une collaboration plus claires. Les membres sont encouragés à participer à ces discussions via le canal dédié au développement durable.
        • Fonds FAIR : Fonds créé pour soutenir les travaux s'inscrivant dans le cadre de l'initiative FAIR (qui relève de la Linux Foundation). Bien que le WPCC n'ait pas officiellement adhéré au programme FAIR en tant que partenaire, faute d'avoir pu recueillir au préalable l'avis de ses membres, ce fonds lui permet de soutenir les initiatives liées à FAIR par le biais de projets rémunérés, lancés et approuvés dans le cadre du processus de développement de projets des membres.
        • Ce fonds n'est pas un simple intermédiaire ; il a pour objectif de collecter des dons afin de financer directement les travaux des contributeurs en accord avec les principes FAIR, sous la coordination du WPCC.
        • Une réunion des membres sera organisée prochainement afin de déterminer comment le WPCC souhaite collaborer avec FAIR.
      3. Programmation
        • Les cadres de gouvernance et opérationnels fondamentaux étant désormais en place, le WPCC est désormais en mesure de lancer et de soutenir des projets menés par ses membres. La filière « Développement de projets » est désormais opérationnelle pour faire passer les idées de projets (telles que Alt Ctrl) par le processus officiel de proposition.
        • La direction a souligné que les membres du WPCC sont le moteur de son action et a précisé que les systèmes désormais en place permettront de réduire la confusion opérationnelle et de permettre aux membres de se concentrer sur l'élaboration de projets porteurs d'impact.
        • En réponse à une question posée par un membre, le conseil d'administration a réaffirmé sa vision à long terme, qui consiste à faire du WPCC une organisation mondiale dotée de structures fédérées gérées localement, permettant ainsi une autonomie régionale au sein d'une structure commune. Bien que cette expansion prenne du temps, elle reste un objectif fondamental.
        • Le WPCC fonctionne actuellement grâce à un financement de démarrage, et ses dirigeants ont réaffirmé leur engagement en faveur d'une croissance durable, avec pour objectif d'élargir le cercle de ses sponsors et de ses membres, dans le respect de ses valeurs.

Actualités des commissions

  1. Aucun

Fin de la réunion

La séance a été levée à 12 h 52 par Katie Adams Farrell.

Discussion

Extension du plateau

Horodatage : 01:38:13 – 01:41:13

  • L'organisation va lancer un processus de candidature en vue d'élargir son conseil d'administration. Le conseil est en train d'élaborer un formulaire officiel de manifestation d'intérêt ; de plus amples informations seront communiquées prochainement.
  • Le conseil d'administration prévoit de porter le nombre de ses membres à un maximum de neuf d'ici 2025.
  • Le conseil d'administration cherche à recruter parmi les membres du WPCC, plutôt que de se baser sur des compétences prédéfinies.
  • Les fonctions au sein du conseil d'administration ne sont pas rémunérées, et les administrateurs ne peuvent pas être rémunérés pour diriger des projets. Les personnes souhaitant occuper des postes de contributeurs rémunérés doivent tenir compte des conflits d'intérêts potentiels avant de rejoindre l'organisation.
  • Les personnes intéressées sont invitées à contacter le président du conseil d'administration via le canal Slack réservé aux membres ou à l'adressepresident@thewpcommunitycollective.com

Initiative « Tableau de bord des contributeurs »

Horodatage : 01:42:08 – 01:50:00

  • Un fonds dédié au développement durable pourrait financer des contributions financières à des initiatives telles que le « Contributor Dashboard ».
  • La direction a renoué le contact avec les contributeurs du Tableau de bord des contributeurs afin de reprendre la planification et la coordination, notamment en ce qui concerne les relations avec la communauté et les partenariats au sein de l'écosystème.
  • Une étude de faisabilité est en cours d'élaboration dans le cadre d'un projet destiné aux membres, afin de :
    • Recenser les initiatives existantes en matière de tableaux de bord (par exemple, Drupal, TYPO3).
    • Identifier les besoins communs à l'ensemble des écosystèmes
    • Déterminer les options concrètes en matière de financement et d'infrastructures en vue d'une mise en œuvre future.
  • Cette initiative prendra forme grâce aux contributions des membres et à une collaboration ouverte.
  • L'équipe actuelle chargée du tableau de bord étudie actuellement de nouveaux indicateurs de santé de la communauté, notamment dans le cadre d'une collaboration avec le projet CHAOSS.
  • Les indicateurs actuels sont jugés insuffisants pour évaluer le bien-être des contributeurs et la viabilité à long terme.
  • L'objectif est de trouver un juste équilibre entre le soutien apporté aux contributeurs et la transparence vis-à-vis des bailleurs de fonds, notamment en matière de retour sur investissement
  • L'organisation prévoit de contribuer à l'élaboration et à l'amélioration des indicateurs pertinents.
  • L'étude de faisabilité pourrait
    • rassembler les connaissances issues de différents écosystèmes open source afin d'éviter les doublons et de favoriser la compatibilité.
    • Examiner la centralisation des données, les structures de financement et la viabilité à long terme, et s'adapter à divers écosystèmes tout en répondant aux besoins communs
  • Une deuxième phase pourrait consister à mettre au point un outil ou une infrastructure commune sur la base de ces conclusions

Projet d'accessibilité

Horodatage : 01:51:25 – 01:52:19

  • Une initiative en trois volets visant à améliorer l'accessibilité en est aux premières étapes de son élaboration.
  • L'accessibilité et l'inclusion sont des valeurs fondamentales de l'organisation, et ce projet vise à refléter cet engagement.
  • Les membres seront invités à donner leur avis au fur et à mesure de l'élaboration de la proposition, conformément au processus de développement du projet

Reconnaissance des contributeurs et gouvernance des organisations .org

Horodatage : 01:52:27 – 01:55:28

  • Certains s'inquiètent du fait que les contributions des bénévoles ne précisent souvent pas clairement si le travail sera intégré au cœur de WordPress
  • En quoi ce manque de clarté pourrait-il affecter les projets financés par le WPCC ?
  • Il existe un décalage entre l'expérience des contributeurs et la documentation ou les procédures officielles de WordPress.
  • Le groupe a entamé des discussions avec les responsables afin d'examiner la manière dont les contributions des participants sont évaluées et d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.
  • Le projet de tableau de bord des contributeurs pourrait contribuer à mettre en lumière ces problèmes et à mieux les faire connaître.

Profil WordPress.org et contributions aux extensions

Horodatage : 01:55:31 – 02:09:01

  • Les participants ont discuté de la création d'un profil WordPress.org, éventuellement dans le cadre du programme « 5 for the Future ».
  • L'utilisation de ce profil pourrait accroître la visibilité des projets financés par le WPCC, réduire les obstacles et faciliter la participation aux projets soutenus par le WPCC.
  • Le WPCC pourrait étudier les moyens de remercier les bailleurs de fonds pour leur soutien aux contributeurs.
  • Les modèles d'attribution doivent refléter avec précision les relations de financement complexes, de manière transparente et équitable.
  • On constate un intérêt constant pour l'intégration des heures de bénévolat au programme « 5 for the Future ».
  • Le WPCC pourrait jouer un rôle de facilitateur en proposant un système de déclaration vérifiée et un suivi public des heures consacrées à ses projets, ce qui pourrait contribuer à pallier les limites actuelles des mécanismes d'engagement et de suivi du programme.
  • La discussion a porté sur l'ampleur et la complexité de l'écosystème WordPress (environ 10 000 contributeurs).
  • La structure de gouvernance du projet a été jugée trop centralisée, ce qui a soulevé des questions en matière de transparence et de collaboration.
  • Le WPCC a souligné la nécessité d'établir une feuille de route claire, approuvée par les membres, afin de définir l'orientation stratégique de l'organisation et de garantir un impact mesurable.

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Le collectif WP Community